System Archiwizacji Dokumentów został zbudowany w oparciu o Microsoft SharePoint Portal 2003 umożliwiający udostępnianie, zarządzanie i współdzielenie dokumentów, informacji i aplikacji. System zwiększa wydajność pracy użytkowników, zapewniając im błyskawiczny dostęp do aktualnych informacji i dokumentów.

Elastyczność systemu pozwala na łatwe dopasowanie do potrzeb klienta i na odzwierciedlenie istniejących w firmie procesów związanych z dostępem do dokumentów. Zintegrowanie z pakietem MS Office umożliwia usprawnienie pracy z dokumentami. System Archiwizacji Dokumentów jest łatwy w obsłudze, bezpieczny i tani.

Masowe przetwarzanie dokumentów

Od kilku lat Hector S.A. rozwija system MOD (Masowa Obsługa Dokumentów) wykorzystywany do przetwarzania dużej liczby dokumentów. Usługa przetwarzania dokumentów jest wykonywana przez firmę Hector S.A w ramach outsourcingu.

Poza systemem informatycznym wykonanym przez naszą firmę dysponujemy odpowiednią infrastrukturą, sprzętem (skanery) i doświadczeniem.

Obecnie przetwarzane jest ok. 400 000 - 500 000 dokumentów miesięcznie.

System MOD - Masowa Obsługa Dokumentów spełnia następujące funkcje:

Skanowanie dokumentów
Obsługa archiwum
Automatyczne rozpoznawanie i odczyt formularzy (ICR/OCR)
Korekta wprowadzonych dokumentów
Powiązanie dokumentu z danymi innych systemów informatycznych np. obsługi spraw

Skanowanie

Wszystkie przychodzące dokumenty są skanowane a następnie pakowane i zamykane w archiwum. Elektroniczny obraz dokumentu zostaje zapamiętany w bazie danych do dalszego przetwarzania.

Rozpoznawanie i odczyt formularzy

System pobiera dokumenty z bazy danych i szuka odpowiedniego formularza a następnie wczytuje dane z formularza do bazy danych ( proces OCR lub ICR).

Stacje korektorów

Dokumenty, które nie zostały w pełni poprawnie odczytane podlegają korekcie na stacjach korektorskich.

Obsługa archiwum umożliwia

Definiowanie przez użytkownika struktury archiwum
Zarządzanie dokumentami w archiwum
Obsługa kartoteki osób upoważnionych do pobierania i wydawania dokumentów z archiwum
Przeszukiwanie archiwum
Raportowanie zdarzeń i stanu archiwum

Powiązanie z innyi systemami

Dane odczytane z formularzy zostają przekazane do innych systemów informatycznych wraz i identyfikatorem dokumentu dzięki czemu można później z innych systemów zażądać wyświetlenia obrazu dokumentu lub jego wydrukowania.

Zalety systemu

Minimalizacja możliwości zgubienia dokumentu, po skanowaniu dokument papierowy wędruje od razu do archiwum, dalej przetwarzany jest jego obraz elektroniczny.
Modułowa budowa systemu pozwala na łatwą rozbudowę poprzez dodanie kolejnych skanerów lub stacji OCR/ICR.
Możliwość bezobsługowej pracy stacji OCR/ICR pozwala na pracę 24 h na dobę
Niedużym kosztem można zbudować system przetwarzający 200 000 (lub więcej) dokumentów dziennie

[Powrót Usługi]